Der digitale Rechnungsaustausch ist aufgrund der E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 (Empfang) bzw. 01.01.2027 (Versand) schon jetzt ein Thema mit dem sich die Gerichte beschäftigen müssen, denn auch die (ungesicherte) Mailübertragung wird dafür genutzt. Laut BMF-Schreiben ist die E-Mail eine der zulässigen Übertragungsmethoden, zumindest voraussichtlich bis 01.01.2028. Ob eine ungesicherte Mailübertragung vorliegt, wissen viele Unternehmen nicht und auch das BMF-Schreiben macht dazu keine Vorschriften. Diese Praxis birgt erhebliche Sicherheitsrisiken, denn Cyberkriminelle nutzen genau diese Schwachstelle für Betrug. In der Regel muss sich jedes Unternehmen um ausreichend Mailsicherheit kümmern.
Warum ungesicherte E-Mails ein Problem sind
Ohne geeignete Schutzmaßnahmen können E-Mails leicht abgefangen, manipuliert oder gefälscht werden. Besonders betroffen sind Rechnungen, da Cyberkriminelle diese abfangen und die Bankverbindung durch ihre eigene ersetzen können. Überweist der Empfänger den Betrag an die falsche Kontonummer, drohen finanzielle Verluste und rechtliche Komplikationen. Ein aktuelles Urteil des Schleswig-Holsteinischen Oberlandesgerichts (Az.: 12 U 9/24) bestätigt, dass Unternehmen haftbar gemacht werden können, wenn sie keine ausreichenden Schutzmaßnahmen für den Versand von Rechnungen ergreifen.
Unsere Lösung: Sichere E-Mail-Kommunikation
Als IT-Systemhaus bieten wir Ihnen maßgeschneiderte Lösungen, um Ihre E-Mail-Kommunikation abzusichern. Dazu gehören:
- E-Mail-Verschlüsselung: Schützt den Inhalt Ihrer Nachrichten vor unbefugtem Zugriff.
- Digitale Signaturen: Stellen sicher, dass Ihre Rechnungen unverändert beim Empfänger ankommen.
- Mail-Gateway-Lösungen: Scannen ein- und ausgehende Nachrichten auf Manipulationen und verdächtige Inhalte.
- DMARC, DKIM und SPF-Implementierung: Verhindert, dass Ihre Domain für Phishing-Angriffe missbraucht wird.
Alternative: Rechnungsversand über sichere Plattformen
Neben der Absicherung Ihrer E-Mails empfehlen wir, Rechnungen über speziell gesicherte Plattformen wie Peppol oder E-Rechnungsportale zu versenden. Diese bieten:
- Geschützte Datenübertragung
- Nachvollziehbare Zustellung
- Höhere Rechtssicherheit
Fazit: Handeln Sie jetzt!
Der ungesicherte Versand von Rechnungen per E-Mail ist ein unnötiges Risiko, das leicht vermieden werden kann. Mit den richtigen Sicherheitsmaßnahmen schützen Sie nicht nur Ihre Kunden, sondern auch Ihr Unternehmen vor finanziellen Schäden und Haftungsrisiken. Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung und erfahren Sie, wie Sie Ihre E-Mail-Kommunikation sicher und effizient gestalten!
